Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể là chủ đề đã và đang được quan tâm trong thời gian gần đây và thực sự trở thành vấn đề cấp bách hàng đầu không thể thiếu đối với các tổ chức doanh nghiệp vì nó tạo ra sự khác biệt về tốc độ và tư duy vượt trội. Bên cạnh lưu lượng thông tin phát sinh hàng ngày dưới dạng thông tin số, các tổ chức còn đứng trước một thách thức không nhỏ: Một khối lượng khổng lồ thông tin và tài liệu giấy tờ quá khứ tích tụ từ vài năm thậm chí hàng chục năm, với khối lượng quy đổi lên đến hàng chục triệu trang giấy A4, với chất lượng từ tốt đến kém, thậm chí rất kém, dễ bị hư hỏng nhanh.

   Thay vì phải đề xuất một kế hoạch chi trả lớn để đầu tư trang thiết bị và con người cho số hóa của đơn vị, trong khi vẫn quan ngại về khả năng xử lý các vấn đề phát sinh, việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài để số hóa lượng lớn giấy tờ quá khứ sẽ là một lựa chọn đáng cân nhắc và mang lại hiệu quả toàn diện cho đơn vị, bỏ qua được hàng loạt rủi ro chuyên môn.